Палеографическое и кодикологическое описание состоит из следующих структурных элементов: 1) заглавие; 2) внешнее описание и количественные характеристики; 3) материал; 4) нумерация; 5) тип письма, почерки; 6) художественное оформление рукописи и оформление текста (рубрикация); 7) тетради (для пергаменных рукописей); 8) филиграни (для рукописей на бумаге); 9) переплет; 10) записи, печати, наклейки; 11) состояние сохранности рукописи.
В заглавие входит шифр рукописи, ее название, дата (указанная в писцовой записи, если такое указание имеется, или научная датировка), сведения о месте ее написания (если таковые имеются в записях), а также сведения об изводе (если рукопись болгарская или сербская).
Внешнее описание служебника включает в себя указание на формат рукописи, ее размер (размер блока книги в мм), количество листов, а также сведения о фрагментарности и утратах листов. Для пергаменных служебников указывается материал рукописей. Нумерации листов и тетрадей, имеющиеся в рукописи, отмечаются в последовательности, соответствующей хронологии их появления. Все сведения в описании рукописи приводятся по библиотечной нумерации листов, сделанной карандашом на нижнем поле.
Указание на тип письма сопровождается сведениями о почерках. Если есть возможность четко различить границы почерков, указываются листы, письмо на которых выполнено каждым из них. Художественное оформление рукописи описывается с указанием листов, на которых находятся миниатюры, заставки, крупные инициалы. Отмечается тип орнаментики и дается ее краткая характеристика, а также описывается техника исполнения художественных элементов рукописи. Отмечаются элементы текста, написанные киноварью (красной краской) как средством его оформления (рубрикации).
Тетрадная схема кодекса приводится для пергаменных рукописей. Указывается число тетрадей, количество листов в каждой тетради с номерами листов, входящих в данную тетрадь, способ складывания листов в тетрадях (в виде рисунков, выполненных в формате gif на которых буквой «в» обозначена волосяная сторона пергамена, а буквой «м» − мясная; если один рисунок иллюстрирует несколько тетрадей кодекса, над рисунком проставлены номера листов каждой тетради), система разлиновки (в виде рисунков, где угловыми значками указана та сторона пергамена, по которой производилась разлиновка, вследствие чего на этой стороне листа видны линии в виде вмятости; при этом верхний лист отмечен угловым значком в форме треугольника, а листы, лежавшие при разлиновке под верхним, − угловым значком в форме «галочки»), тип разлиновки в соответствии с системой Леруа (Leroy Julien. Les Types De Reglure Des Manuscrits Grecs. Paris, 1976), количество строк, размер поля текста и высота строки (в мм).
Филиграни описываются по следующей схеме: сюжет водяного знака, листы в рукописи, на которых этот знак наиболее отчетливо виден (номера листов, на которых видны части одной филиграни, указываются через косую черту; если разная бумага в блоке книги следует не вперемежку, указывается диапазон листов с определенным знаком), степень сравнения данной филиграни с образцом в альбоме (по системе А.А.Амосова), альбом, в котором имеется нужный образец (название альбома дано в условном сокращении, см. список сокращений), номер знака в альбоме с датой.
При описании переплета рукописи указывается его тип, размер (измерения в мм высоты и ширины крышек, толщины блока книги вместе с закрытыми крышками, а также толщина крышек), конструктивные особенности крышек, крепление переплета, особенности корешка, наличие капталов, форзацев, накладных металлических защитно-декоративных элементов. Отмечается материал покрытия.
Регистрируются все записи, печати и наклейки, имеющиеся в рукописи. Порядок их в описании определяется значимостью имеющихся в них сведений. Сначала приводятся записи, сделанные самим писцом, затем записи, содержащие сведения об истории бытования рукописи (владельческие). По возможности, записи и наклейки объединены в описании по принципу места своего нахождения в рукописи или на ее переплете. Состояние сохранности рукописи описывается кратко: категория состояния (плохое, удовлетворительное, хорошее), основные дефекты и утраты.